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Datum:                   24. September 2020
Event:                     Netzwerk-Veranstaltung DBAG Excecutive Circle Summit
Kunde:                   Deutsche Beteiligungs AG

Das virtualisierte Event

Im September haben wir unsere jährliche Netzwerk-Veranstaltung, den „DBAG Excecutive Circle Summit“ virtualisiert. An diesem Event nahmen normalerweise circa 100 Gäste und ungefähr 20 Mitarbeiter·innen teil.

Diese Teilnehmerzahl konnten wir trotz Coronakrise und dem neuen Online-Format halten und freuen uns sehr über die hohe Zusagequote bei den Einladungen. Aus unserer Sicht ein positives Signal.

 

Auszug aus virtuellem Event „HOME-Screen“


Darauf kam es beim virtuellen Event an

Im Kern kam es uns auf drei Punkte an:

  • Trotz Corona wollten wir den Austausch mit und in unserem Netzwerk pflegen und umsetzen.
  • Daher sollte das virtuelle Event besonders Interaktion und Networking ermöglichen.
  • Das alles sollte professionell umgesetzt werden – also kein weiterer Teams- oder Zoom-Call.

Folglich war es uns wichtig, dass unsere Gäste ihre Profile auf der Event-Plattform sichtbar machen konnten. Dazu gehörten vor allem die beruflichen Funktionen, Mandate und Profilfotos. So konnten sich die Teilnehmer schon zwei Wochen vor dem Event auf dem Portal austauschen.

Da wir einen exklusiven Rahmen für unser virtuelles Networking-Event schaffen wollten, war die eingesetzte Event-App genau die richtige Plattform – sowohl für den eingebundenen Live-Stream als auch für sämtliche Dokumente.

 

Funktionen, die beim virtuellen Event zum Einsatz kamen

Mit Fokus auf das Netzwerken entschieden wir uns für eine schlanke Navigation mit folgenden Funktionen:

  • Teilnehmerprofile,
  • Chatfunktion,
  • Dokumente einpflegen,
  • Einrichten eines Info-Standes,
  • Agenda auf einer Hauptbühne,
  • mehrere Workshopräume,
  • Newsticker,
  • Organisatorische Hinweise,
  • Umfragen,
  • Livestream inklusive moderierte Frage-Funktion

Dabei legten wir Wert darauf, dass die Teilnehmer ihre Fragen direkt neben dem Livestream einstellen konnten und nicht zwischen mehreren Browsern oder Fenstern hin und her switchen mussten.

 

Bedenken, die sich als unbegründet herausgestellt haben

Unser größtes Bedenken hatten wir mit Blick auf den eher wenig online affinen Teilnehmerkreis. Würden sie wohl die Zugangshürde zur App überwinden? Heute können wir das mit einem klaren „Ja“ beantworten. Jeder, der teilnehmen wollte, war dabei. Auch wenn es natürlich die ein oder andere Herausforderung gab. Allerdings ist genau dafür ein Dienstleister wie Event-Tech-Partner stets zur Stelle und eine echte Hilfe.

Ehrlicherweise hatten wir auch Bedenken mit Blick auf die technische Umsetzung. Würde der Livestream funktionieren und unsere Präsentationen professionell wirken? Auch diese Sorgen stellten sich als unbegründet heraus.

Besonders gut hat mir außerdem gefallen, dass die Regie-Abteilung vor dem Event alles einmal auf Herz und Nieren getestet hat.

Als dann noch so viele Teilnehmer kamen, wie erhofft, waren wir vollends zufrieden.

 

Warum wir uns für Event-Tech-Partner und die Lösung über eine Event-App entschieden haben

Auf Empfehlung unseres IT-Leiters, der im Rahmen einer Fortbildung von Event-Tech-Partner erfuhr, kamen wir zu diesem Anbieter. Besonders gut hat uns gleich zu Beginn das Baukasten-Prinzip von Event-Tech-Partner gefallen. So konnten wir aus ungefähr 20 verschiedenen Modulen und Kombinationsmöglichkeiten das für uns passende Angebot für unser virtuelles Event wählen. Diese umfassende Wahlmöglichkeit und die sehr professionelle Unterstützung und Geduld unserer Lösungsberaterin von Event-Tech-Partner  hat uns sehr beeindruckt.

 

Auszug aus virtuellem Event „PROGRAMM“

 

Was uns und den Teilnehmern besonders gut gefiel

Während für uns besonders die kompetente Begleitung durch Event-Tech-Partner sehr hilfreich war, schätzten die Teilnehmer vor allem die Möglichkeit, ihre Profile zu vervollständigen und sichtbar zu stellen.

 

So haben wir remote Sprecher erfolgreich zugeschaltet

Bei unserem virtuellen Event hatten wir zwei remote Sprecher dabei. Diese wurden von Event-Tech-Partner mithilfe einer GoToMeeting Session in das Sendebild des Livestreams eingebunden. Der Erfolgsfaktor für diese reibungslose Einbindung war aus unserer Sicht der frühzeitige Technik-Check mit den Referenten. So haben wir in der Generalprobe noch einmal die Lichtverhältnisse optimiert und am Tag des Online-Events die Sprecher bereits eine Stunde vorher „in die Leitung geholt“.

 

Was wir anderen Veranstaltern aus heutiger Sicht mit auf den Weg geben

Planen und testen Sie akribisch.

Testen Sie unbedingt alle Funktionen, die Sie in der Event App umsetzen werden und prüfen Sie ganz gezielt alle Fehlerquellen. Planen Sie außerdem den Ablauf Ihrer virtuellen Veranstaltung minutiös und führen Sie Testläufe für jeden Programmpunkt durch. Darüber hinaus sollten Sie Ihre Sprecher sehr gut briefen, dann stehen die Chancen sehr gut, dass auch Ihr Online-Event ein Erfolg wird.

 

Thomas Weber | Mitglied der Geschäftsleitung | Deutsche Beteiligungs AG