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10 Erfolgsfaktoren für den Einsatz einer Event-App, die begeistert.

Begeistern Sie Ihre Teilnehmer durch ein wertvolles Informations- und Kommunikationsinstrument

Event-Apps entwickeln sich mehr und mehr zu einem Standard für moderne Veranstaltungen. Dabei steht nicht nur das Nachhaltigkeitsprinzip durch Vermeidung von Papierdrucken im Vordergrund, sondern verstärkt auch die Förderung des Wissensaustausches, des Networkings und der Interaktion. Basierend auf Praxiserfahrungen von über tausend App-Einsätzen wurden 10 Erfolgsfaktoren identifiziert. Diese 10 Erfolgsfaktoren sollen Ihnen helfen, den erfolgreichen Einsatz einer Event-App zu planen und Ihre Teilnehmer durch ein wertvolles Informationsinstrument zu begeistern.

Starten Sie mit den Event-Zielen und dem Zweck, den die Event-App erfüllen soll

Jede Veranstaltung hat ihre besonderen Ziele: Die Mitarbeiter motivieren, wertvolle Kunden binden, Leads generieren oder Wissen austauschen. Welches ihrer Ziele steht dabei im Vordergrund? Überlegen Sie im Vorfeld, was Sie mit dem Event erreichen wollen. Welchen Zweck kann die Event-App dafür erfüllen, welchen Beitrag soll sie leisten? Je genauer Sie diese Fragen beantworten können, umso einfacher fällt es Ihnen in den folgenden Schritten, die Informationsangebote und Funktionen der App auszuwählen und festzulegen.

Welche Variante einer Event-App ist denn die geeignete?

Es gibt zwei wichtige Entscheidungen bezüglich der Art der Event-App, die Sie zuerst treffen müssen. Haben Sie nur ein hochwertiges Event, bei dem der Name des Events als Marke etabliert werden soll, dann nutzen Sie eine Single-Event-App. Es wird eine App speziell für dieses Event produziert und bereitgestellt. Sollte das eigene App-Icon dagegen nicht so wichtig sein bietet sich die Nutzung einer bestehenden Multi-Event-App des Anbieters an. Das ist in der Regel budgetschonender. Stellen Sie sich das wie ein existierendes Veranstaltungsgebäude vor, in dem Sie Ihr Event durchführen. Haben Sie dagegen mehrere Events bietet sich die Nutzung einer eigenen Multi-Event-App an. Zweiter Entscheidungspunkt ist, ob Sie nur eine web-basierte oder eine native App nutzen möchten. Web-basierte Apps sind günstiger, aber eingeschränkter in der Funktion und Bedienbarkeit. Native Apps dagegen hochwertiger, bieten umfangreichere Funktionen und bestechen durch bessere Bedienbarkeit.

Drei Ausschnitte aus Event-App - Menü, Referenten,Details

Die Bedienbarkeit und Ästhetik der Event-App ist ein wichtiger Faktor

Sie investieren viel Zeit, Energie und Budget in Ihre Veranstaltung. Die App begleitet dabei Ihre Teilnehmer über einen längeren Zeitraum. Da sollte doch die App, die in den Händen Ihrer Teilnehmer liegt, Ihre Marke hervorragend repräsentieren. Je optisch ansprechender und einfacher Ihre Event-App zu bedienen ist, umso intensiver werden Ihre Teilnehmer diese nutzen. Dabei ist nicht nur auf die Farbgestaltung und das App-Menü zu achten. Oft sind es kleine Änderungen funktionaler Konfigurationen oder von Textelementen, die die Bedienung vereinfachen. Das positive Benutzererlebnis zahlt auf Ihre Marke ein und führt zu einer höheren Wiederkehrerrate Ihrer Teilnehmer.

Drei Ausschnitte aus Event-App - Newsticker, Pinnwand, Feedback

Wählen Sie Funktionen aus, die zu Ziel und Zweck passen

Viele App-Hersteller bieten mittlerweile 30 und mehr Funktionen. Die Kunst ist es nun, aus dem reichhaltigen Fundus die Bausteine auszuwählen, die am besten die Anforderungen erfüllen. Als Richtschnur sollten dabei immer Ihre Event-Ziele und der Zweck der App sein. Steht das Zusammenwachsen des Teams im Vordergrund, dann nutzen Sie viele kommunikative Elemente, die Spaß vermitteln. Möchten Sie mehr über Ihre Kunden erfahren, setzen Sie stärker Live-Umfragen und App-gestützte Diskussionen ein. Viele Apps begeistern deswegen, weil sie sich auf den Kern fokussieren. Und so übersichtlich und einfach in der Bedienung bleiben. Auch hier gilt wie so oft: Weniger ist oftmals mehr.

Drei Ausschnitte aus Event-App - Interaktive Pläne, Stadtführer,

Schaffen Sie durch die App ein persönliches Erlebnis

Die Event-App bietet die Möglichkeit, dass die Teilnahme an einer Veranstaltung zu einem persönlichen Ereignis wird. Willkommensvideos und persönliche Grußbotschaften signalisieren die Wertschätzung des Gastgebers. Das personalisierte Programm führt den Teilnehmer durch den Tag. Zeitpunktgenau erscheinen Umfragen auf dem Startschirm oder können Diskussionsfragen eingegeben werden. Oft vereinfachen auch Logistikinformationen zu Flug, Hotelzimmer und Transfers die Planung des Teilnehmers. Alle relevanten Informationen in einer App einfach zu finden, das ist die wesentliche Aufgabe der Event-App.

Einsatz Event-App - Ansicht einer Abstimmung auf Tablet und Handy

Je interaktiver, umso wirkungsvoller

Frontalbeschallung von morgens bis abends ist nicht mehr vom Publikum gewünscht und nicht sehr wirkungsvoll. Teilnehmer möchten zunehmend in kleineren Gruppen gemeinsam an Aufgaben arbeiten und Erfahrungen austauschen. Der lineare Programmstrang, von Vortrag zu Vortrag hechelnd, wird ergänzt mit parallel stattfindenden Workshops. App-gestützte Workshop-Buchungen, Live-Interaktionen mit Hilfe von Umfragen, Word-Clouds und Diskussionsrunden helfen dabei. So kann mit Hilfe einer Event-App die Partizipation gefördert werden. Aus Zuhörern werden begeisterte Mitmacher.

Fördern Sie die Vernetzung unter den Teilnehmern

Ein wichtiger Motivationsgrund für die Teilnahmeentscheidung ist die Möglichkeit, bei einem Event interessante und sympathische Personen kennenzulernen. Es allein dem Zufall in den Pausen zu überlassen ist in der heutigen Zeit zu wenig. Event-Apps bieten die Möglichkeit, die anderen Teilnehmer schon im Vorfeld zu sehen, deren Interessen kennenzulernen, Gleichgesinnte vorgeschlagen zu bekommen und sich verabreden zu können.

Grafik zum Thema DSGVO, schwarz/blau

EU-DSGVO konforme Event-Apps

Und bitte: Denken Sie an den Datenschutz

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wirft auch ihren Schatten auf die Event-Branche. Teilnehmer sind sensibilisiert und möchten verstehen, was mit ihren Daten passiert und welche Rechte sie haben. Die Datenverarbeitung startet mit der Registrierung. Schon hier sollten Sie auf die Verarbeitung der Daten auch hinsichtlich der Event-App aufmerksam machen. Möchten Sie die Teilnehmer in der App veröffentlichen, so holen Sie schon bei der Anmeldung die Einwilligung ein. In der App sollte zudem ein Datenschutzhinweis der Veranstalter-Organisation einfach zu finden sein.

Gewinnen Sie wertvolle Einblicke in das Nutzungsverhalten und Teilnehmerinteressen

Daten sind das Gold der digitalen Zukunft. Mit einer Event-App generieren Sie viele Daten über die Interessen und Nutzung der Informationsangebote. Aussteller und Sponsoren sind zum Beispiel dankbar, wenn Sie Ihnen aufzeigen können, wie häufig Ihr Profil aufgesucht und Dokumente heruntergeladen wurden. Je besser sie die Interessen verstehen, umso einfacher können Sie Ihre Event-Angebot zukünftig optimieren und Ihr Event bewerben. Die App bietet Ihnen dafür einen wertvollen Datenschatz.

Bewerben Sie die Event-App zum richtigen Zeitpunkt über die geeigneten Kanäle

Die beste App ist nur dann wertvoll, wenn auch viele der Teilnehmer die App kennen und nutzen. Arbeiten sie für die Bewerbung der Event-App die drei wichtigsten Gründe heraus, warum sich der Teilnehmer die App laden und diese nutzen sollte. Wie können Sie in all Ihren Kommunikationsmaßnahmen Hinweise auf die App einbinden? Vergessen Sie nicht, beim Check-In der Gäste prominent auf die App hinzuweisen. Und besonders hilfreich ist es, wenn in der Anmoderation die App erwähnt und kurz vorgestellt wird.

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