Viele Veranstalter ergänzen und ersetzen zunehmend das gedruckte Programm durch den Einsatz einer mobilen Event-App. Mit dem Ziel, intensiver mit den Teilnehmern zu interagieren, bessere Networking-Möglichkeiten zu schaffen und sie durch eine smarte Informationsbereitstellung zu begeistern.
Aufgrund der Vielzahl von Lösungen, die auf dem Markt verfügbar sind, kann die Auswahl einer mobilen App für Konferenzen, Events und Corporate Meetings zu einer Herausforderung werden. Mit einer klar defi nierten Reihe von Anforderungen wirken Sie dem entgegen und sichern Ihre Entscheidung ab.
Wir möchten Ihnen 10 Tipps an die Hand geben, die Sie bei der Auswahl Ihrer mobilen Event-App beachten sollten. Wir zeigen Ihnen, über welche Dinge sie sich vorab Gedanken
machen sollten und bieten Ihnen somit eine hilfreiche Übersicht zur Auswahl eines geeigneten Anbieters.
1. Branding
Der Wettbewerb um die Aufmerksamkeit Ihrer Kunden und Teilnehmer nimmt täglich zu. Deshalb ist die Stärkung Ihrer Marke von unschätzbarem Wert.
Welchen Wert legen Sie in Ihrem Unternehmen auf das Marken-Management und die Positionierung Ihrer Marke auch bei Ihren Veranstaltungen?
Inwieweit können Sie die mobile Event-App für die Stärkung Ihrer Marke einsetzen und bestmöglich Ihre Positionierung über die Inhalte und das Corporate Design innerhalb der App umsetzen?
Wie wertvoll wirkt die App in den Händen Ihrer Teilnehmer? Achten Sie darauf, wie einfach die App zu bedienen ist und wie ästhetisch die App wirkt und Ihre Marke widerspiegelt.
2. Anzahl der Veranstaltungen
Wenn Sie zum ersten Mal eine Event-App bei Ihrer Veranstaltung einsetzen, denken Sie im Voraus daran: Wie viele Veranstaltungen finden in Ihrem Unternehmen ganzjährig ungefähr statt?
Wenn Sie viele Veranstaltungen durchführen – müssen Sie eine separate App für jeden Event erstellen oder können Sie eine einzige Multi-Event-App für Ihr Unternehmen nutzen, die mehrere Veranstaltungen enthält?
Können Sie die Anzahl der auszuliefernden Apps für viele Events schnell und einfach skalieren? Eigene Vorlagen für Ihre Events, die Sie einfach nur kopieren, reduzieren den Produktionsaufwand immens.
Wenn eine Event-App für all Ihre Veranstaltungen zur Verfügung steht, können Sie darin einzigartige Events mit völlig unterschiedlicher Funktionalität und User Experience erstellen?
3. Einblicke & Analyse
Einblicke in das Informations- und Nutzungsverhalten Ihrer Teilnehmer helfen Ihnen die richtigen Maßnahmen zur Optimierung Ihrer Veranstaltung zu treffen.
Können Sie monitoren, was in Echtzeit bei Ihrer Veranstaltung geschieht und on-the-fly Anpassungen auch an den Funktionen vornehmen?
Wie detailliert ist die Analyse der App-Nutzung? Gibt es Reports über die detaillierte App-Nutzung, wie z.B. über die beliebtesten Event-Aktivitäten oder was bei Teilnehmern auf großes Interesse stößt?
Welche Auswertungsmöglichkeiten sind für Sie wichtig, damit Sie die Event-Ziele Ihrer nächsten Veranstaltung übertreffen?
4. Benutzerfreundlichkeit
Denken Sie daran: nicht alle Content-Management-Systeme sind im Hinblick auf die Leistung und Benutzerfreundlichkeit gleich.
Wie einfach ist die Erstellung einer App? Können Sie eine App selbst erstellen und konfigurieren oder erfolgt dies ausschließlich durch den Anbieter?
Wie einfach ist die Dateneingabe und das Event-Management im Content- Management-System?
Wie lange dauert es, die Inhalte in das Content-Management-System einzupflegen? Welche Möglichkeiten gibt es, per Excel Daten zu im- und exportieren.
Können alle Inhalte per Excel bearbeitet werden und finden Prüfungen statt, ob die Datenformate korrekt sind?
5. Flexibler Einsatz interaktiver Elemente
Steigern Sie den Wissenstransfer, die Interaktion und den Spaßfaktor auf Ihrer Veranstaltung durch den event-spezifischen Aufbau und Einsatz von mobilen Event-Apps. Achten Sie dabei auf flexible Konfigurationsmöglichkeiten der Apps.
Welche Komponenten und Eigenschaften verbessern die Interaktion- und Mitwirkungsmöglichkeiten?
Wie sind diese Funktionen aufgebaut, um die Teilnehmer zu mehr Interaktion zu motivieren?
Wie können Sie die sozialen Medien und Gamification zum verbesserten Austausch mit und unter den Teilnehmern einsetzen? Wie können die Teilnehmer dadurch für die Veranstaltung begeistert werden?
Wie werden die Ergebnisse sichtbar für Teilnehmer, Moderatoren und Organisatoren. Gibt es Möglichkeiten, Inhalte vorab zu prüfen, redigieren und erst dann zu veröffentlichen?
6. Teilnehmer-Beiträge
Wenn Ihre Teilnehmer einfach „mobilen Content“ erstellen und teilen können, wird Ihre Veranstaltung dynamischer und spannender als je zuvor.
Wie einfach ist die Erstellung von mobilem Content in der Event-App für Sie und die Teilnehmer?
Wie lassen sich Teilnehmer vom passiven Zuschauer zum aktiven Content-Ersteller lenken?
Welche Komponenten bietet die App um Event-Partner und Teilnehmer aktiv mit einzubinden und um Inhalte vor, während und nach einer Veranstaltung über die App zu teilen?
7. Monetarisieren
Die besten mobilen Event-Apps erhöhen die Sichtbarkeit von Sponsoren und generieren Leads für Aussteller. Das bringt Ihren Event-Partnern und auch Ihnen konkrete Umsatzquellen.
Wie können Sie mit dem Einsatz einer Event-App zusätzlichen Umsatz generieren, und welche Funktionen stehen dazu in der App zur Verfügung?
Durch welche Komponenten und Maßnahmen kann die Reichweite und Sichtbarkeit Ihrer Aussteller erhöht werden?
Kann Sponsoren und Interessenten ein Return on Investment anhand messbarer Auswertungsergebnisse aufgezeigt werden?
8. Sicherheit
Ihre Veranstalter und Teilnehmer vertrauen Ihnen persönliche und vielleicht auch vertrauliche Daten an. Der Umgang mit diesen Daten muss daher höchstmöglich geschützt und sicher erfolgen.
Welche Sicherheits-Standards in Bezug auf Organisation, Datenhaltung und-übertragung sollte der Hersteller erfüllen? Welche Zertifikate sollten vorhanden sein (ISO 27001, SOC 1 and SOC 2 Type II u.a.)
Hat der Anbieter schon Kunden, die höchste Sicherheitsstandards erwarten und entsprechende Audits durchgeführt haben?
Läuft die Cloud-Software in europäischen Rechenzentren und erfüllt die Anforderungen des bundesdeutschen Datenschutzgesetzes (DSGVO)?
Wie einfach kann der Teilnehmer seine persönlichen Daten und Privatsphäre-Einstellungen selbst verwalten?
9. Service und Support
Selbst die besten Event-Veranstalter benötigen eine kompetente, reaktionsschnelle Unterstützung, um die Technik erfolgreich bei einer Veranstaltung anzuwenden.
Welchen Support gibt es im Erstellungs- und Promotionsprozess der App sowie während und nach der Veranstaltung?
Welche zusätzliche professionelle Beratung wird vom Anbieter angeboten, um das Beste aus Ihrer mobilen App herauszuholen?
Bietet Ihr Anbieter 24/7 Support – rund um die Uhr? Welche Kommunikationskanäle werden angeboten – E-Mail, Telefon?
10. Kernkompetenz
Erledigen Sie all Ihre Hausaufgaben bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden. Hinterfragen Sie, über welche Erfahrung und Kernkompetenz der Anbieter bei der Entwicklung von Event-Apps verfügt.
Sind mobile Event-Apps die Kernkompetenz des Anbieters und bietet der Partner ergänzende Module, falls Sie zukünftig weitere Anforderungen haben?
Wie lange ist der Hersteller der mobilen Event-App bereits auf dem Markt? Wie groß ist die Entwicklungsmannschaft und die Innovationskraft des Herstellers?
Wie einfach und schnell können Sie den Anbieter erreichen, spricht er dieselbe Sprache und versteht er Ihr Umfeld in Bezug auf Branche und Event?